Cách chia ca làm việc cho nhân viên chuẩn xác nhất

Những ngành nghề như sản xuất, nhà hàng – khách sạn và tổ chức sự kiện thường đòi hỏi nhân viên làm việc theo ca. Do đó, việc biết cách chia ca làm việc cho nhân viên trở thành một kỹ năng không thể thiếu, đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý nhân sự. Để hiểu rõ hơn về cách tối ưu hóa việc phân ca làm việc cho nhân viên, mời quý vị quản lý đọc bài viết dưới đây.

I. Tại sao cần chia ca làm việc cho nhân viên?

Để phục vụ khách hàng và mở rộng quy mô của nhà hàng, quản lý cần có một lượng lớn nhân viên làm việc liên tục. Gần như cả ngày và kể cả trong các ngày nghỉ hàng tuần và ngày lễ. Do đó, việc tổ chức ca làm việc cho nhân viên bằng cách chia thành các ca là một điều vô cùng quan trọng

1. Đảm bảo chất lượng công việc

Một nhân viên không thể hiệu quả trong việc phục vụ suốt nhiều giờ liên tục. Để đảm bảo sự hài lòng tối đa cho khách hàng, nhân viên của bạn cần phải ở trong tình trạng sức khỏe và tâm trí tốt.

2. Đảm bảo tiến độ công việc

Trong một số trường hợp, nhân viên có thể đối mặt với tình huống đau ốm hoặc bất ngờ phải xử lý việc riêng. Chia ca làm việc cho phép họ linh hoạt thay đổi ca làm việc với đồng nghiệp mà không gây ảnh hưởng đến công việc chung.

3. Tiết kiệm chi phí

Vào thời điểm có nhiều hoặc ít khách, nhà hàng sẽ phân chia nhân sự một cách hợp lý. Cách làm này giúp tránh tình trạng có quá nhiều nhân viên nhưng lại ít công việc hoặc ngược lại, thiếu nhân viên phục vụ khi có đông khách.

II. Cách chia ca làm việc cho nhân viên chuẩn xác nhất

Thông thường một ca làm việc kéo dài 8 giờ. Trong một ngày 24 giờ, chúng ta có tổng cộng ba ca làm việc. Tuy nhiên, thời gian của mỗi ca làm việc được thỏa thuận giữa người lao động và nhà tuyển dụng, với điều kiện không vượt quá quy định về thời gian làm việc theo Luật Lao động.

Ba ca làm việc trong ngày phổ biến nhất tại doanh nghiệp thường diễn ra như sau:

– Ca 1: bắt đầu từ 6 giờ sáng đến 14 giờ chiều.

– Ca 2: bắt đầu từ 14 giờ chiều đến 22 giờ đêm.

– Ca 3: bắt đầu từ 22 giờ đêm đến 6h sáng hôm sau.

Thông thường, 4 kíp sẽ thay phiên nhau làm việc trong 3 ca này để đảm bảo rằng từng kíp sẽ có đủ thời gian nghỉ ngơi là 24 tiếng sau khi nhân viên đã liên tục làm việc trong ca 8 tiếng. Ngoài ra, trong một ca làm việc có thể có thời gian nghỉ hoặc chia theo ca gãy tùy theo đặc điểm và nhu cầu của từng doanh nghiệp.

III. Một vài cách chia ca làm việc khác

1.Cách chia ca gãy

Ca gãy là cách chia ca phổ biến với nhân viên thuộc ngành Nhà hàng – Khách sạn.

Với ca gãy, nhân viên không làm việc liên tục trong 8 tiếng. Thay vào đó, thời gian làm việc này sẽ được chia thành hai khung giờ cách xa nhau trong ngày.

Một ca gãy thường diễn ra từ 10h-14h và 18h-22h, hoặc từ 8h-12h và 17h-21h hàng ngày, tùy theo cách áp dụng của từng doanh nghiệp.

2.Cách chia 3 ca làm việc và 4 kíp

Cách chia ca làm việc này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực đồ da, may mặc, lắp ráp linh kiện điện tử. Ca làm việc được chia tương ứng với từng kíp, hay từng nhóm nhân viên, cụ thể:

• Ngày thứ nhất: Ca 1 – Kíp 1, Ca 2 – Kíp 2, Ca 3 – Kíp 3.
• Ngày tiếp theo: Ca 1 – Kíp 4, Ca 2 tiếp tục quay lại từ Kíp 1, Ca 3 – Kíp 2, v.v.

3.Cách chia 3 ca làm việc và 5 kíp

Những doanh nghiệp có số lượng nhân viên nhiều và khối lượng công việc ít hơn có thể chọn cách chia 3 ca làm việc và 5 kíp. Cách chia này diễn ra tương tự như với cách chia 3 ca – 4 kíp.

Điểm khác biệt duy nhất là thay vì có 4 kíp thay phiên nhau trong 3 ca làm việc, nhà quản trị sẽ cần phân bổ số lượng ca cho 5 kíp làm khác nhau.

5.Cách chia 2 ca làm việc và 3 kíp

Cách chia 2 ca làm việc và 3 kíp thường được áp dụng trong những tổ chức có hạn chế về số lượng nhân viên. Hai ca làm việc trong ngày sẽ được phân chia như sau:

• Ca ngày: Thời gian làm việc từ 6h sáng đến 18h.
• Ca đêm: Thời gian làm việc từ 18h đến 6h sáng hôm sau.

IV. Công cụ chia ca làm việc cho nhân viên tự động Achamcong

Việc tự tay xếp lịch làm việc thường tốn nhiều thời gian và dễ gặp phải những khó khăn và vấn đề sau:

– Sự thay đổi ca làm việc hoặc yêu cầu nghỉ bất ngờ từ nhân viên có thể dẫn đến việc không kịp thời sắp xếp nhân sự thay thế.

– Quản lý ca thủ công có thể gây khó khăn trong việc kiểm soát và dễ gây lẫn lộn thông tin.

– Việc lưu trữ thông tin lịch làm việc không đảm bảo tính bảo mật và an toàn, dễ dẫn đến mất thông tin.

Vậy làm cách nào để khắc phục tình trạng này? Giải pháp dành cho các nhà quản lý doanh nghiệp là sử dụng phần mềm chia ca làm việc cho nhân viên.

Achamcong là một ứng dụng chuyên nghiệp và hiệu quả cho việc chia ca và lên lịch làm việc cho nhân viên. Với các tính năng nổi bật, ứng dụng này hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng lịch làm việc cho nhân viên theo từng phòng ban hoặc chi nhánh trên cùng một hệ thống.
Nhà quản lý có khả năng quản lý dễ dàng lịch làm việc của từng nhân viên mà không lo bị nhầm lẫn hoặc mất dữ liệu. Ngoài ra, ứng dụng còn cung cấp tính năng chấm công, giúp quản lý theo dõi ngày công và chấm công tính lương cho nhân viên một cách nhanh chóng và tiện lợi.

Những thông tin được chia sẻ vừa rồi hy vọng sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm ca làm việc và cách tổ chức chúng một cách hiệu quả cho nhân viên. Để quản lý ca làm việc dễ dàng hơn, hãy thử sử dụng phần mềm chia ca và lên lịch làm việc mà Achamcong đề xuất. Chúc bạn thành công trong quản lý ca làm việc của mình.

V. Kết luận 

Bài viết trên đây đã tổng hợp những Cách chia ca làm việc cho nhân viên chuẩn xác nhất  đơn giản và hợp lý nhất mà nhà quản trị nhân sự có thể áp dụng cho nhân viên của mình. Hy vọng thông qua bài viết, nhân sự có thể tìm cho mình cách phân ca phù hợp nhất với đội ngũ nhân viên và mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp, góp phần cải thiện năng suất lao động chung.

 

=>> Nếu cần trợ giúp, đừng ngần ngại inbox, các Ninjaer sẽ giải đáp giúp bạn! Tham gia ngay!

=>> Nếu cần trợ giúp, đừng ngần ngại inbox, các Ninjaer sẽ giải đáp giúp bạn! Tham gia ngay!